Enkelt sagt kan vi si at en må regne "investering" som alle kostnader forbundet med å innføre endringen i daglig drift i tråd med linjeoppgaver og -ansvar. Dette tallet skal spares inn over tid, ved hjelp av økte driftsinntekter/reduserte driftsutgifter. Business Caset må dermed definere en tidsperiode dette skal skje over for å kunne få godkjent investeringen i utgangspunktet.
Som skissen viser må alle kostnader forbundet med å få IT-løsningen i produksjon regnes inn som "investering". Og ikke bare det: disse kostnadene må ha tatt høyde for hvor lenge løsningen skal være i drift for at business caset skal gå i pluss. I de fleste tilfeller forutsetter det en grad av vedlikehold, som sjelden er budsjettert inn.
Det er mye vi kunne tatt opp her, men det vi har tenkt å fokusere på i dag, er i hvilken grad man legger opp til å i det hele tatt kunne lykkes med å regne hjem sin IT-investering.
La oss si at for en kunde pleier de å regne hjem investeringer over 5 år. Noen har så korte tidsperioder som 3, andre så lange som 10. Men felles for alle disse kundene er:
- IT-løsningen må være i produksjon hele denne perioden (!)
- IT-løsningen må ha beskreven oppetid gjennom hele denne perioden
- IT-løsningen må ha beskrevne funksjoner gjennom hele denne perioden
- IT-løsningen må ha beskrevne kvalitetsnivåer gjennom hele denne perioden
- Businesscaset må inkludere eventuelle drifts- og vedlikeholdsplaner samt -kostnader forbundet med å opprettholde de foregående punktene
Hvis vi setter disse sammen til en setning får vi:
- IT-løsningen må være i produksjon, med beskreven oppetid, funksjonalitet og kvalitetsnivå gjennom hele perioden uten ytterligere investeringer enn det som er beskrevet i businesscaset.
Puh. Dette er ikke fullt så enkelt å være trygg på lengre.
Har vi husket å sjekke dette punktet mot alle interessenter? Stemmer det?
Andre ting det kan være gunstig å spørre om er:
- Har vi backing fra våre leverandører og underleverandører om at løsningen vi har valgt faktisk kan tilfredsstille kravet ovenfor?
- Blir programvaren vi har valgt i det minste vedlikeholdt i hele denne tidsperioden?
- Blir programvaren vi har valgt videreutviklet?
Alt for ofte ser vi at investeringer ikke ender opp med ønsket gevinst eller besparelse fordi utforutsette kostnader må til i løpet av den nødvendige produksjonstiden, og dermed ødelegger businesscaset. At dette ikke får mer fokus enn det gjør er et paradoks, men vi velger å tro at dette henger sammen med at viktige beslutningstakere hos våre kunder ikke sitter på et godt nok informasjonsbilde over hva som faktisk henger sammen, og sånn sett drukner denne typen problemer i kompleksitet og dårlig kontekstuell sammenheng.
Så, selv om det kan høres selvsagt ut så er det svært viktig å passe på at det i det hele tatt er mulig å lykkes, ved å sikre at en tar høyde for at hele businesscasets avskrivnings- eller inntektsperiode er dekket.
Hvis en bruker hyllevare:
- Hvor lang tid er det til "End of life"?
- Hvem kan man få support fra ved problemstillinger?
- Har kostnader til å få patcher for feilrettinger og sikkerhetshull blitt regnet med?
- Har kostnader til å gjennomføre vedlikehold blitt regnet med?
Hvis en bruker open source:
- Vedlikeholdes programvaren som er valgt?
- Finnes det noen profesjonelle aktører/selskaper bak programvaren som tilbyr support?
- Har kostnader for patcher (som ovenfor) blitt regnet med?
- Tilsvarende for gjennomføring av vedlikehold?
Hvis løsningen hovedsakelig er spesialutviklet:
- Har du et forpliktende ansvarsforhold med dine leverandører gjennom hele levetiden?
- Er det bestanddeler, biblioteker eller komponenter i IT-løsningen som ikke har like lang levetid som hele IT-løsningen, eller som ikke vedlikeholdes?
Ved hjelp av slike ganske elementære spørsmål vil en kunne ha et langt bedre utgangspunkt for å kunne regne hjem sine IT-investeringer.
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar